AI-OCRとRPAの連携で業務自動化。数年前から目指していた属人化業務改善へ

貿易の入庫業務で使用する紙の送り状（海外帳票）をAI-OCRで読み込み。 そのデータをRPAで基盤システム登録用データに加工。そのまま自動登録が可能に。

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• 【課題】
• ・入庫業務に関する業務負荷が高く、人員不足である
• ・数年前にイメージスキャナーによるOCR化を検討したが、多種少量の読み取りに対応できず、読み取り精度も低かったため断念していた

1935年の創業以来、藤原運輸株式会社さまは港湾運送事業を主体とした総合物流事業に取り組まれている。数年前より輸出輸入に関する「通関業務」において現場の負担や人材不足に悩まれていた。その解決にむけて、通関業務に関わる月5,000件前後の帳票のデータ入力負荷をイメージスキャナーでデータ化し効率化させる運用を過去検討したが、当時はOCRが多種少量の読み取りに対応できず読み取り精度も低かったため、技術的な理由から断念せざるをえなかった。

その断念後、業界内において業務自動化の成功事例、OCR技術向上の情報を得たことをきっかけに、情報収集と運用検討を再開。このタイミングで、弊社の「使えるRPAセミナー」に注目いただいた。こちらへのお問い合わせをきっかけに、改めて業務改善につながる具体的な運用検討への挑戦を再開することになった。

AI-OCRとRPAの連携検討へ

現場のヒアリングを実施したところ、検討のきっかけであった「通関業務」の他にも、さまざまな業務自動化の要望が上がったため、まず帳票の読み取りテストで認識精度が高かった「入庫業務」の一部で導入検討を開始した。この「入庫業務」は複数の書式の帳票があることや、AI-OCR、RPA共に活用できる業務内容であるため、業務自動化構築のプロトタイプとして他業務展開の可能性を探ることにも適していた。

弊社は、実際の現場へ足を運び、実作業内容に沿ったソリューションを提案実施。この時点で藤原運輸さまは複数社と検討を進めていたが、下記3つの理由から、弊社と導入にむけて取り組むことを決めた。

①　AI-OCRとRPAの製品単位で専門スタッフがおり導入検討において信頼ができた。
②　RPA研修や導入後のサポート体制も充実しており、技術者の育成においても安心だった。
③　AI-OCR、RPA連携へ仕様開発や調整を一つの窓口でできた。

入庫受け付け業務 AI-OCR ＋ RPA 連携フロー

①受付スタッフが送り状の情報内容（1件につき10項目程度）を目視でチェック。
②手作業で紙の送り状の中で明細を同じ商品ごとに組み替えて集計。集計した後の送り状の内容を基幹システムの項目に合わせ登録を行う。
③入力した内容を入力者が目視でデータチェック。
④受付スタッフがタリーシートを都度手動で発行。

①受付スタッフが送り状をRAYS帳票スキャナーで読み込み、PDF化。
②[ 業務自動化 ]　PDFをAI-OCR「ABBYY FlexiCapture Cloud」でテキスト化。読み取り精度の低い箇所はマーカー表示される。
③マーカー表示された箇所を受付スタッフが内容確認し、指定フォルダーへ保存。ロボットを起動。
④[ 業務自動化 ]　RPA「UiPath」にてファイル加工・チェック作業を実施。そのまま基幹システムにログインして入庫情報を登録し、担当者はタリーシートを出力して内容確認。

導入した「ABBYY FlexiCapture Cloud」と「UiPath」の連携システムは、帳票スキャンやデータチェックなどの人でしかできない作業や、契約読み込み数を超えてしまう場合などに、手作業が一部残るものの「入庫受け付け業務」の自動化にむけて大きな一歩となった。また、業務を習熟している担当者しか行えなかった作業を慣れていない担当者でも同等に実施できるようになり、属人化業務の改善を実現した。

RPA「UiPath」を保管料請求書発行業務の自動化へ活用

今回導入したRPA「UiPath」は、保管料請求書発行業務自動化にも活用することができた。藤原運輸技術担当さまは、導入時に作業現場より配属され、RPAやAI-OCRを初めて知ったということだが、弊社の研修やサポートなどを活用しながら技術を学び、自身で保管料請求書発行業務ロボを作成。半日手作業かけていた請求書発行作業を自動化することができた。
引き続き現場からさまざまな声が上がっている業務の自動化への要望へ、研修やサポートなどを活用し、現場の属人化業務改善へ挑戦を続けている。

2021.11.24