コラム

帳票とは？ビジネスに欠かせない基本的知識を再確認しよう

経理部にとって帳票は日々欠かせないものですが、それがそもそもどのようなもので何の役割を果たしているのかを聞かれると、意外に答えに詰まる人が多いのではないでしょうか。経理に関わる仕事をしているのであれば、正確な知識を身に付けておきたいものです。

今回は帳票とは何か、伝票とはどのような違いがあるのかといった基本的な情報に加え、注意点をまとめて解説します。

帳票とは？

帳票は、取引や企業経営において作成される書類の総称です。

帳票は帳簿と伝票を組み合わせた会計用語で企業会計やビジネスにおいて、ビジネス取引や財務情報を記録するための文書であり、これらの書類は、取引や財務状況を把握し、経営判断を行うために欠かせないものです。
帳票の代表的なものとしては、請求書や納品書、支払伝票、入出庫伝票などがあります。帳票の役割は取引の証跡となる記録、情報の伝達です。取引内容や金額、取引相手などの情報を記録し、経理部門や財務部門で管理されます。
経営状況の客観的な根拠として取引内容、お金の流れを確認するために使われる他、会計処理や税務申告などに利用されます。
帳簿は金品・物品の出納など会計や財務に関する情報を記録した書類の総称です。会計帳簿とは、会社法によって作成が義務付けられている帳簿で、企業や個人事業主が収支や資産・負債状況を管理するために作成し、税務申告や財務報告書作成のために必要とされます。

帳簿書類には、主に以下のようなものがあります。

・総勘定元帳：会計上のすべての取引を項目ごとに記録する総合的な帳簿
・現金出納帳：現金の収支を記録する帳簿
・売掛帳・買掛帳：それぞれ、自社が他社に売り掛けた商品やサービス、または自社が他社から買い掛けた商品やサービスの情報を記録する帳簿
・固定資産台帳：会社の固定資産（建物、設備、車両など）の取得や売却、減価償却などの情報を記録する帳簿
・決算書：一定期間内の収益と費用、純利益などをまとめた財務報告書

帳票や帳簿書類には、「帳簿」「伝票」「証憑（しょうひょう）書類」などが含まれます。このうち「証憑書類」は、取引においてその取引が完了したことを証明する書類です。
仕訳帳、出納帳、入出金伝票といった一般的に耳にするもの以外でも、経営活動の中で作成された書類はすべて帳票として扱われます。

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帳票と伝票の違い

帳票と伝票は厳密には違いがあります。

帳票は経営におけるすべての分野の関係書類で、会計、取引に関わる記録書類の総称です。
一方、伝票はお金に関する書類のみを指します。会計上の取引について「いつ、どのような取引があったのか」を管理するために発行されます。
主な伝票としては、売上伝票、仕入れ伝票、入金伝票、出金伝票、経費精算伝票、振替伝票などがあります。
証憑書類は伝票と混同されがちですが、取引が成立した事実を示す証拠となる書類のみを指します。証憑書類と呼ばれるものは、金銭のやりとりに関わるもの以外にもさまざまな種類があります。

証憑書類の例としては、請求書・領収書・借用書・賃貸借契約書・業務委託契約書・秘密保持契約書・注文書・納品書・見積書・棚卸し表・雇用契約書・給与明細などがあります。

帳票関連業務の流れと帳票作成

➀見積もり：依頼内容から見積もりを出し、見積書を発行します。
➁受注：見積書に基づき、顧客からの注文を受けます。この際、商品やサービスの内容や数量、価格、支払い方法などが確定します。
➂請求：顧客に対して請求書を作成します。請求書には、商品やサービスの内容、数量、価格、支払い期限などが記載されます。
➃配布・発送：請求書・納品書・確認書などの帳票を顧客に配布します。請求書を郵送する場合は、社内で必要な発送処理を行って発送します。
➄入金処理：請求書に対して顧客から支払いがあった場合は、入金処理を行います。支払期限を過ぎても支払いがない場合は、催促状などを発行し、再度請求書の送付を行うこともあります。

帳票業務における注意点

帳票は企業活動が適切に行われている根拠を示し、公的にも効力を持つ大切な書類です。以下では特に電子帳票業務の実施にあたり、注意するポイントを解説します。

誤入力の回避:
帳票は正確、公正であることが求められます。誤った情報の入力を避けるため、入力作業は慎重に行い、入力ミスが発見された場合にはすぐに修正する必要があります。

フォーマットの適正化:
帳票は、正確かつ分かりやすい情報を提供する必要があります。フォーマットやレイアウトを適切に設計し、見やすい帳票を作成することが重要です。また、法令の変更やシステムの改修に伴い、帳票の内容やフォーマットも変更が必要となります。定期的に帳票を見直し、必要な情報に合わせた改善を行うことが求められます。

機密性の確保:
帳票は企業における重要な情報を取り扱う場合もあるため、データの機密性を確保する必要があります。複数の部署や関係者に提供する場合には、取り扱いルールを徹底し、帳票の利用方法や目的を明確にしながら誤用防止に努めます。

正確性・整合性の確保:
帳票は企業会計の記録として、あるいは各所へ情報を提供するために使用されます。そのため、誤った情報が含まれる可能性がある場合には、迅速に確認し、対応する必要があります。帳票を作成する前には、情報の正確性を考慮しながら必要な情報を収集します。また、帳票の目的や利用者のニーズに合わせて、最新の情報を選択、使用することが求められます。

データの整合性を確保するために、帳票作成に使用されるデータは、必要に応じて検証することも大切です。例えば、顧客情報が更新された場合には、その情報をすぐに帳票に反映させられる体制が必要です。

保存期間に注意:
帳票には保存期間が設けられています。法人税法上では、取引の過程で発生した書類は5年間、帳簿や決算書類、入出金を裏付ける帳票は7年間の保存が義務付けられています。さらに会社法においては10年の保存が定められているため、破棄や保管についても明確にルールを決めておくことが大切です。

保存期間については「請求書の保管期間はいつまで-電子帳簿保存法で変わる請求書の扱い方を解説」で詳しく解説しています。

保存方法に注意:
帳票は取引内容によっても、保存方法が異なります。電子取引における保存は原則データで行います。また、電子帳簿の場合は、紙での保存義務が免除となっているため印刷の必要はありません。

帳票に関する法律を確認:
以下は帳票に関連する法律です。

・電子帳簿保存法：帳票を電子化した際の保存期間、方法などを定める法律
・電子署名法：手書き署名や押印に代わる電子署名について定める法律
・e-文書法：従来は書面（紙）での保存が義務付けられていた国税関係書類などの法定保存文書を、電子データで保存することを容認する法律で、データ保存の要件としては「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」が定められている

帳票の取り扱いでは、法令に従った管理が重要です。特にペーパーレス化が推奨されるなかで、随時変更される制度に合わせた対応が求められます。企業としての公正さを保つためにも、法令順守を心がける必要があります。

帳票の重要性を知り正しく管理を行おう

帳票は企業活動のあらゆるシーンで発生し、取引内容やお金の流れ、各種契約などがすべて記録されています。事業の正当性を示す、企業の健全な経営状態を明らかにするといったときの根拠であり、税務上の手続きに際しても提示が求められます。日々扱うたくさんの帳票は、すべて正しく処理されなければなりません。

発行、受け取り、保管の流れについてルールを策定する、必要に応じてシステムを導入するなど、自社の帳票業務が円滑に実施できるよう方策を検討していきましょう。

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・帳票業務の負荷を感じており、軽減したい
・封入封緘ミスによるリスクを無くしたい
・請求書到着までの時間を短縮したい
・業務のアウトソーシングを検討している
・帳票の電子化(ペーパーレス)がなかなか進められない
・社内をどう説得したら電子化を進められるかわからない
・社外（取引先や得意先）に対してどうしたら電子化を理解してもらえる？
・電子化を進めるための手順がわからない